Det praktiske ved møder online

Det kan virke banalt at skulle sige nogle af tingene og måske siger “Ahh, ja, det gør jeg jo”. Erfaringen er at nogle ting glemmer man og andre har man ikke tænkt på, så lav en tjekliste for dig selv – lidt ligesom, hvis du var kaptajn på en flyver.

1. Headset –  brug et headset til dit møde. Få gerne et med en lang ledning. Bluetooth kan være ok, men vær opmærksom på at der kan være forsinkelser på lyden.
2. Bærbar computer – den har jo et indbygget webcam, så det er jo nemt og praktisk, men det gør to ting. 1) At hvis du skriver under mødet, så bør du have et headset og bruge den mikrofon, da tasterne ellers larmer for de andre. Det gør alt muligt andet i øvrigt også. Når det larmer mere, så er det fordi at for at “snyde” dit øre, så giver man lyden mere diskant (højfrekvente toner), så det trænger mere igennem. 2) Du kommer ofte helt naturligt tæt på kameraet, dvs. at folk vil oftest se dig nedefra. Her kan du skaffe dig et eksternt keyboard, og så løfte din bærbare op på et par bøger eller ligefrem købe en stander til den.
3. Webcam – kan placeres frit og har ofte rigtigt godt billede. Her skal du træne at kigge ind i det, eller sætte det, så du viser at du er med, fx hvis det står ved siden af din computer. Det er ikke hvor du ser andre, men hvordan de oplever at du ser på dem.
4. Lys – lys bag dig duer ikke. Et kamera laver “sort” når det får lys direkte ind i sig, så undgå modlys fra sol og lamper. Til gengæld er det bedre at have lys på sig. Køb en lille LED-lampe eller en varm pære til din arkitektlampe, som du kan rette mod dig. Det er ikke altid fedt at se på folk nedefra kun med ansigtet oplyst af en computerskærm. Det er næsten lidt uhyggeligt.
5. Hvad laver du – fortæl alt hvad du laver. Henter kaffe, sætter strøm til computeren, drikker vand, skriver noter, taler med børnene…osv. De andre kan ikke se det og du kan nemt virke fraværende. Du har brug for alt, hvad du kan få på nærværskontoen. Øv dig i at sige det, før du gør det.
6. Briller –  hvis du bruger briller, så giver de ofte genskær. Hvis du har kontaktlinser, så brug dem, ellers tag dine briller af, når de ikke er nødvendige. Ellers må du øve dig lidt med lyset, så det kommer fra siden og ikke lige ind i din brille.
7. Pauser – Online møde kræver flere, længere pauser. Og husk sig ikke hvor lang pausen er, men hvad tid folk skal være tilbage. Når du ser på dit ur, så ser du ikke hvor lang tid, der er gået, men hvad klokken er. Kroppen har brug for at bevæge sig, så sørg for at folk får tid til at gå rundt, spise, hente kaffe osv.
8. Struktur – Online møder kræver meget mere struktur. Og især at du vender tilbage til hvor I er i strukturen. Selv hvis I træder uden for den, så gør opmærksom på, hvor tiden skal spises henne eller hvem der ikke får mulighed for at sige noget. Du bliver udfordret på din mødeledelse og evne til at prioritere, afbryde kærligt, indbryde kærligt og opfordre til dialog – samtidig med at du skal styre stramt. Læg en plan, følg den og vær bevidst om hvornår du afviger fra den. Italienske køreplaner er ikke til for at man kan se, hvornår toget går, men hvor meget det er forsinket, har jeg lært.
9. Runder – Lederens hammer og sav. Nej. Det skal du ikke lave. Det er endnu værre at lave “bordet rundt” online end i virkeligheden. Og hvis du også laver det i virkeligheden, så hold op med at ked dine medarbejdere med dine ledelsesbehov. Du bør få lidt flere gear at køre i som leder eller projektleder. Der er forskel på ledelse og mødeledelse. Her skal være du mødeleder og styre processen langt mere for at få mere indhold. Simple processer giver simpelt indhold.
10. Hvad kan den? – Afstemninger, breakout rooms, chat, whiteboards, hånden op…osv. Tjek dit system igennem og hav en klar plan, så du ved når du stiller et spørgsmål, så kan du sige “Stem lige Ja/Nej og kaffe for ved ikke”. Man kan også bruge kroppen til at stemme. Der er mange muligheder. Find dem, træn dem, brug dem og planlæg din brug.

Det personlige ved møder online

Online møder bliver nemt praktiske og koordinerende. Derfor skal du tage ansvaret for at der også bliver talt personligt og frit. Men det kan også være trættende at høre “Hvordan går det, så?” hver dag. Hav derfor nogle mere konkrete spørgsmål klar eller lav gode gammeldags telefonkæder eller chatroulette.

1. Hvordan går det med…?
2. Hvad er anderledes siden sidst?
3. På en skala fra 1-10 hvordan vurderer du…?
4. Hvis du skal sige en ting, som du er lykkedes med / er en udfordring / du er bedre til….hvad vil du så nævne?
5. Hvis jeg siger … så siger du…?

Der er mange muligheder for at skabe en lille energi. Energien kommer af at du har tænkt dig om, og skaber en lille interesse, overraskelse eller personlighed. Husk igen: det er nyt for den anden, der er vigtigt, ikke for dig. Om du stiller det samme spørgsmål til 20 ansatte er lige meget, hvis de hver især føler sig vigtige – indtil de har luret dig. Så skal du skifte strategi.

Det organisatoriske ved møder online

Online møder kræver langt mere fokus på organisationen. Det er nemmere at få adgang til hinanden. Det kan ligefrem være svært at få øje på hierarkiet for der er ikke længere en direktionsgang. Alle står på listen over folk man kan ringe til, så hvorfor ikke?

Det betyder at der kommer uro i geleddet og nogle rykker frem og andre rykker ned – føler de. Formelt set bliver den uformelle struktur stærkere og mere gennemtrængende. Det kræver mere fokus på at lede ud og lede op og skabe faste strukturer og et “Ugehjul” eller “Månedshjul” for din kommunikation om hvad og til hvem.

Det uformelle bliver sværere, så der er mere der skal opsøges. Det kræver mere af dit personlige, direkte lederskab at du kan skabe tillid, virke troværdig, tage svære emner op online, vægte din brug af kontakt og nærhed. Det er et komplekst felt, men det er et, som skal være med på skrivebordet, når der skal planlægges aktiviteter for lederen eller projektlederen.