Kommunikationspolitik for virksomheder

En kommunikationspolitik skal sikre at virksomheden kommunikerer ensartet og gennem de rigtige kanaler. Her finder du et par ideer

Det er  “os” der snakker, men hvorfor…

En politik skal skabe ensartethed så folk uden for virksomheden forstår organisationen som en helhed. Stabilitet øger virksomhedens troværdighed og styrker forholdet til kunder og interessenter. Men en politik skal også kommunikeres ud – det nytter ikke at folk i organisationen ikke ved hvorfor man kommunikerer som man gør. Fx i pressespørgsmål er det vigtigt at organisationen har den rette ankerperson til at snakke med journalister.

Hvilke målgrupper bør en kommunikationspolitik tage hensyn til

• Kunder – eksisterende og potentielle.

• Interessenter – samarbejdspartnere, aktionærer og potentielle ansøgere.

• Presse – relevante medier og frivillige organisationer.

• Ansatte og ledelse

  Virksomheden skal kommunikerer som en enhed, så den opfattes som én virksomhed af modtagerne uden for virksomheden og i virksomheden. De rigtige kommunikationskanaler skal sikres, så fx pressen ses som en samarbejdspartner og ikke som en grupper folk der “snager” i virksomhedens arbejde.

  Ved de ansatte hvad de skal sige, skrive og gøre

  En kommunikationspolitik skal både sørge for oplæring af medarbejdere, koordinering af information, kvalitetssikring af eksternt materiale og at udbrede almen viden om virksomhedens kommunikationen i det daglige. Kommunikerer er noget virksomheder gør hele tiden. Man kan ikke lade være – derfor skal det styres.

  Virksomheden kommunikerer både i kraft af de personer der træder rundt på gangen, men også i kraft af det sted virksomheden ligger, indretningen, omgangstonen, modtagelsen i receptionen, beklædning, servering, kommer man for sent, for tidligt, løber man, smiler man, mødernes form…osv.. Det er ikke alt der kan sættes i en politik, men den aktive kommunikation kan man gøre noget ved.

  Hvad bør en kommunikationspolitik rumme

  Der er flere sider man bør have med når man sammensætter en kommunikationspolitik. Her er et par eksempler. Der er sikkert flere eller færre alt efter hvilken virksomhed man sidder i.

  • En designmanual som detaljeret beskriver opsætning af fx breve, hjemmesider, kuverter, fonte, artikler, mapper, rapporter, logoer, farver, brochurer og andet informationsmateriale.

  • Udformning af standardbreve – fx afslag, takkebreve, kundekontakt. Sørg systematisk at opsamle behov for nye standardbreve.

  • Eksempler på ordvalg og udformning af tekst – både på tryk og til nettet. Hvilke typer sprogbrug af tilladelig, forståelig og hensigtsmæssig.

  • Korrekt og opdateret informationsmateriale – har virksomheden relevant informationsmateriale til alle kontaktgrupper, er det opdateret, og hvem har ansvar for det.

  • Ankerpersoner der tager sig af pressekontakt, som andre ansatte kan henvise til – også i ledelsens fravær. Hver gang en journalist skal vente, finder journalisten en anden at tale med.

  • Opdatering af hjemmeside og sider til pressen på hjemmesiden. Journalister og interessenter søger ofte nyheder via nettet, sørg for at hjemmesiden er opdateret.

  • Oplys internt i virksomheden så de ansatte ved hvad der sker, før det sker uden for virksomheden. Brug intranettet til at lancere nyheder, abonner på nyhedsbreve om virksomheden og sørg evt. for nyhedstickere fra mediebureauerne. Få ledelsen til at udtale sig i prekære sager og forklar hvorfor der sker, hvad der sker. Usikkerhed skaber rygter og utryghed i organisationen. Det skaber kommunikation som man ikke kan kontrollere.

  En kommunikationspolitik er god at have i medgang og modgang

  Det er især vigtigt at have en politik der kan håndtere krisesituationer. Hvordan skal man opføre sig, hvad skal ledelsen sige til medarbejderne, hvordan skal folk inddrages, hvilke kompetencer skal tages i brug.

  En krise er virksomheden i en anden tilstand. De fleste kender det sikkert fra familien. Personer opfører sig anderledes i kriser, til tider handler de irrationelt og imod deres eget bedste og det fælles bedste på længere sigt. Derfor er det vigtigt at forsøge at tage højde for sådanne situationer. Ofte indkalder virksomheder dyre konsulenter, når krisen indtræder. I stedet kunne virksomheden længe inden fokusere på hvordan man kunne håndtere krisen, og selv komme meget af det i forkøbet. Det vil også give et bedre udbytte af de konsulentkroner virksomheden ofrer på at ride stormen af.

  Fyringer kræver også en politik

  Især offentlige organisationer har en ringe politik omkring fyring af ansatte. Men omkring en fyring bør man netop trække de erfaringer og kriser, der er opstået omkring fyringen. Her er det jo ikke kun virksomheden der skal overleve, men også mennesker der skal videre i deres liv. En virksomhed der får en god omtale af en medarbejder som rent faktisk blev fyret, har fået en omtale som er bedre værd end nogen reklamekampagne eller brochure kan trænge igennem med.

  En kommunikationspolitik skal være synlig og tilgængelig

  For at det nytter noget at have en kommunikationspolitik, så skal den selvfølgelig være tilgængelig og synlig. Lederne bør være foregangsmænd (og -kvinder) og bør overholde politikken til punkt og prikke. Politikken skal være tilgængelig for medarbejderne, og de redskaber der skal til for at kunne gennemføre politikken, skal være funktionsdygtige. Både teknisk og praktisk. Et intranet der ikke bliver vedligeholdt er intet værd, en designmanual der er forældet er ligegyldig.