Referater er en overset genre. For de fleste virksomheder er det en hovedløs handling ,som skal gøres, men den er langt undervurderet og kan bruges meget mere styrende og koordinerende, hvis man gør det ordentligt. Typen af referat styres af typen af møde.
Virksomheders genrer
I virksomheder findes der mange forskellige kommunikationsgenrer. En af dem er referatet. Oftest tror de ansatte at alle ved hvad et referat er, og af samme årsag er der stort set ingen der anvender dem. Men skriver man referat og laver en dagsorden, så styrer man en stor og vigtig del af virksomhedens kommunikation og virke.
Referatet som genrer
Et referat gengiver de vigtigste detaljer og en given “tekst” – et møde, en roman, en film en samtale. Derfor er det vigtigt for referenten at få klarlagt, hvilken type “tekst” eller møde der er tale om. I forhold til møder kan det fx være et beslutningsmøde, hvor deltagerne når frem til noget, eller et informationsmøde, hvor fx lederen informere om et emne, projekt, krise, sager…osv.
Typer af referater
- Beslutningsreferat – kortfattet og beskriver de beslutninger der træffes.
- Sagsreferat – fremstiller sager og beskriver.
- Genfortællingsreferat – redegør for mødets forløb. Kan være så detaljeret at navne på udtalelser, sammenfatninger og beslutninger skal med.
- Ledelsesreferat – alt efter åbenheden i virksomheden vil nogle ledere bruge ledelsesreferater. Det er referater hvor visse emner bliver nævnt, men ikke redegjort for.
- Diskussionreferat – beskriver vægten imellem de problemstillinger der har været vendt på mødet. Benævner ofte hvilke parter der havde hvilke holdninger og meninger. Kan være godt, hvis det fx er møde mellem to virksomheder eller et møde hvor der er et stridsspørgsmål.
- Informationsreferat – bruges ofte til at sende ud og informere om hvad der sker i virksomheden eller i projektet. Forholder sig til et forløb eller en verserende sag, som har fleres interesse. Er nøgternt og forholder sig ikke til enkeltpersoner, men sagen og udviklingen.
Rollen som referent
Det du kan forberede dig på som referent inden et møde er:
- Hvilken type møde, der er tale om.
- Hvilken type referat der forventes.
- Hvilken detaljeringsgrad deltagerne forventer.
- Hvem der forventes at læse referatet bagefter.
- Hvem er deltagerne på mødet.
- Hvad er dagsordenen for mødet.
- Hvem er mødeleder / ordstyrer for mødet.
- Kom i god tid, så du får en plads hvor du kan følge med – banalt, men vigtigt.
- Bruger du bærbar, så hav skabelonen klar. Den bør indeholde: referent, deltagere, tid, sted, dagsorden, bilag, punktopstilling med overskrifter for hvert punkt der behandles, start- og sluttidspunkt for mødet, dato for næste møde eller information om indkaldelse. Er der taler om sager, så skal der også være sagsnummer, sagens emne og sideantal.
Det skal man ikke gøre hver gang, da folk oftest forventer de samme referater. Det vigtige er at teksten – og her referatet – opfylder det formål, som det skal.
Referent er ikke mødeleder
Referentens opgave er at uddrage det vigtige og stille opklarende spørgsmål. Det kan derfor blive en vigtig rolle, hvis deltagerne ikke altid formår at komme til konklusioner og konkrete handlinger på de emner, der diskuteres. Her bør referenten stille opklarende spørgsmål og bede deltagerne uddybe.
Det kan være fristende at gøre referenten til mødeleder eller ordstyrer, men erfaringsmæssigt falder man ind i en lyttende og deltagende rolle og får ikke uddraget det vigtige. Sig pænt nej tak, og at du hellere vil skrive et godt referat – det kommer selvfølgelig an på hvor kompleks et emne mødet drejer sig om, og hvor godt du kender sagen.
