Referater er en overset genre. For mange virksomheder er det en hovedløs handling, som skal gøres, men den er langt undervurderet og kan bruges meget mere styrende og koordinerende, hvis man gør det ordentligt. Typen af referat styres af typen af møde.

Virksomheders genrer

I virksomheder findes der mange forskellige kommunikationsgenrer – eller institutionelle genrer. En af dem er referatet. Organisationens medlemmer tror ofte, at alle ved hvad et referat er og af samme årsag, er der stort set ingen, der anvender dem. Men skriver man et referat og laver en dagsorden, så styrer man en stor og vigtig del af virksomhedens kommunikation, dokumentation og virke fremad.

Referatet som genrer

Et referat skal gengive de vigtigste detaljer og en given “tekst” – et møde, en roman, en film, en samtale. Derfor er det vigtigt for referenten at få klarlagt, hvilken type “tekst” eller møde, der er tale om. I forhold til møder i organisationer kan det fx være et beslutningsmøde, hvor deltagerne når frem til en konsensus – fælles beslutning, eller et informationsmøde, hvor fx lederen eller andre – videnspersoner – informerer om et emne, et projekt, en krise, sager…osv. Referatet er her både en dokumentation af den handling, der udføres med mødet, men også et vidne for dem, der ikke kunne være med.

Typer af referater

• Beslutningsreferat – kortfattet og beskriver de beslutninger, der træffes. Ikke diskussioner eller kommentarer
• Sagsreferat – fremstiller sager og beskriver forløb, drøftelser, præcedens osv.
• Genfortællingsreferat – redegør for mødets forløb. Kan være så detaljeret at navne på udtalelser, sammenfatninger og beslutninger skal med. Her kan man bede om at noget føres til referat.
• Ledelsesreferat – alt efter åbenheden i virksomheden vil nogle ledere bruge ledelsesreferater. Det er referater hvor visse emner bliver nævnt, men ikke redegjort for.
• Diskussionreferat – beskriver vægten imellem de problemstillinger der har været vendt på mødet. Benævner ofte hvilke parter der havde hvilke holdninger og meninger. Kan være godt, hvis det fx er møde mellem to virksomheder eller et møde hvor der er et stridsspørgsmål.
• Informationsreferat – bruges ofte til at sende ud og informere om hvad der sker i virksomheden eller i projektet. Forholder sig til et forløb eller en verserende sag, som har fleres interesse. Er nøgternt og forholder sig ikke til enkeltpersoner, men sagen og udviklingen.

Rollen som referent

Referentens opgave er at forstå, hvad der bliver sagt og efterspørge, hvad der skal med og ikke skal med i referatet. Det du kan forberede dig på som referent inden et møde er:

1. Hvilken type møde, der er tale om.
2. Hvilken type referat, der forventes.
3. Hvilken detaljeringsgrad deltagerne forventer.
4. Hvem der forventes at læse referatet bagefter – og hvem det skal sendes til.
5. Hvem er deltagerne på mødet. Få navne og evt. stillinger med.
6. Hvad er dagsordenen for mødet.
7. Hvem er mødeleder / ordstyrer for mødet.
8. Hvem kommer og går fra mødet.
9. Kom i god tid, så du får en plads, hvor du kan følge med – banalt, men vigtigt.
10. Bruger du bærbar, så hav skabelonen klar til referatet. Den bør indeholde: referent, deltagere, tid, sted, dagsorden, bilag, punktopstilling med overskrifter for hvert punkt der behandles, start- og sluttidspunkt for mødet, dato for næste møde eller information om indkaldelse samt godkendelse eller udsendelse af referater. Er der taler om sager, så skal der også være sagsnummer, sagens emne og sideantal.

Det skal man ikke gøre hver gang, da folk oftest forventer de samme referater. Det vigtige er at teksten – og her referatet – opfylder det formål, som det skal. Er du i tvivl, så spørg.

Referent er ikke mødeleder

Referentens opgave er at uddrage det vigtige og stille opklarende spørgsmål. Det kan derfor blive en vigtig rolle, hvis deltagerne ikke altid formår at komme til konklusioner og konkrete handlinger på de emner, der diskuteres. Her bør referenten stille opklarende spørgsmål og bede deltagerne uddybe – hvad blev besluttet, hvad kan føres til referat, hvordan skal det formuleres?

Det kan være fristende at gøre referenten til mødeleder eller ordstyrer, men erfaringsmæssigt falder man ind i en lyttende og deltagende rolle og får ikke uddraget det vigtige. Sig pænt nej tak, og at du hellere vil skrive et godt referat – det kommer selvfølgelig an på hvor kompleks et emne mødet drejer sig om, og hvor godt du kender sagen. Men du kan ikke være 100 % på to opgaver på samme tid.

Send referatet straks

Hvis du skriver referatet ind i dokumentet imens mødet finder sted, så er det nemt at sende referatet direkte, når mødet slutter.

Et lille trick kan være at få referatet op på en skærm eller projector, så alle kan se, hvad der bliver skrevet. Når du har sendt referatet ud, så gør opmærksom på, hvor lang tid deltagerne har til at kommentere, før referatet gøres officielt i organisationen, så plejer de at kunne komme med kommentarer forholdsvist hurtigt.

Organisationens stemme, referatet

Referatet er en stemme i organisationen. Det er ofte der den samlede hukommelse egentlig ligger. Det er virksomhedens Yggdrasil. Det kan godt betale sig at læse referater fra andres møder, så man får en klar fornemmelse af, hvad der sker ude omkring i organisationen – også hvis der ikke tages referater, så skal man kunne efterspørge dem, hvis der er møder, der har indflydelse på dit arbejde, opgaver eller projekter.

God fornøjelse