Sprogpolitik for virksomheder
En sprogpolitik skal sikre at man skriver ensartet og møder kunderne eller brugerne på samme måde. Her finder du et par ideer
Kortlæg først sprogets tilstand
Kanaler – Find ud af hvilken korrespondance og skriftlig kontaktflade virksomheden har med kunder, interessenter og ansatte. Det er ofte overraskende for mange – især hvor mange breve og mails der egentlig sendes ud. Overvej at dele op i fx breve, mails og telefonsamtaler inden i lancerer den helt store sprogpolitik.
Sproglige evner – kortlæg de skrivendes kompetencer. Ofte tror folk at de er langt bedre til dansk end de rent faktisk er. Det vil også være vigtigt i forhold til hvor meget modstand en sprogpolitik vil komme til at møde.
Formalia
Noget af det første man kan se på er de mere praktiske ting, som er nemme at få i hus i en sprogpolitik: bruger alle samme skrifttyper, hvordan skriver man sin signatur i en e-mail, hvilke skabeloner har virksomheden, og hvordan bruger man dem. Ofte viser det sig at mange laver om på skabelonerne eller har oprettet egne til egne formål. Den slags skal opsnappes og gennemgås. Inden sprogpolitikken kan blive til noget praktisk, så skal hele grundapparatet være på plads.
Test og mål for sprogpolitik
Der er mange måder at teste og måle sine breve eller mails. En enkel og hurtig, men knap så sigende metode, er lixtal. Lixtal siger lidt om hvor tæt sproget er på kancellistil, som er den knudrede sprogstil som jurister er har ry for at være særligt gode til. Clozetester en anden mulighed, som er bedre, men også lidt mere arbejdskrævende at arbejde med – til gengæld giver den gode, klare resultater.
At lade læserne møde brevene og få deres vurdering og værdisætning er dog at anbefale. Helt ideelt er det at gennemføre en undersøgelse af eksisterende og gennemskrevede breve, så man kan holde de to op imod hinanden. Inden man laver sin sprogpolitik ud fra hvad man tror – skal vi skrive De eller du – så er det vigtigt at undersøge sine målgrupper holdninger inden.
Det er ikke altid at det er sproget, der er noget i vejen med – det kan også være virksomhedens image, som skaber afstand eller negative oplevelser hos læseren. Det kan man ikke altid løse med en sprogpolitik, men man kan bygge det ind i sin test af sprogpolitikken, så det bliver registreret og man kan sætte sine forventinger derefter.
Sprogmanual
Som en del af sprogpolitikken kan man lave en guide til hvordan “vi” skriver i virksomheden
En sprogmanual er en god ting, da mange ord kan staves på flere måder. I visse virksomheder har man tilmed som vartegn at stave anderledes – det gælder fx Politiken, som også har ‘Kroniken’ med kun et k. En anden avis staver Hong Kong i to ord fordi en af redaktørerne har boet i Hongkong og der staves det med to kinesiske tegn. Der kan være mange grunde til at stave som man gør.
At stave anderledes kan også være et signal om et unikt produkt. En sprogmanual kan ensarte den slags – især afslutte diskussioner, når folk er i tvivl. Opstår der tvivl, så bevarer man et panel, som træffer beslutning om hvad manualen skal opdateres med.
Sprogkiosk, kurser og undervisning
Man kommer ikke uden om at der skal en vis overtalelse til og undervisning af kollegaerne. Tænk på at mange ikke har fået undervisning siden de forlod folkeskolen eller gymansiet. Det svarer lidt til at man skal lave en tegning af sit barndomshjem – de fleste tegner på et barnestadie, hvor deres undervisning forlod dem i 5-7. klasse.
Sprogkiosk med ugentlige åbningstider eller en turnus til de forskellige medarbejdere er en god ting. Her kommer man tæt på livet af de lokale problemer, og det er ofte nemmere at opnå accept af de ændringer man ønsker at gennemføre end ved et kursus. Desuden giver det kommunikationsmanden eller -kvinden indsigt i hvad det er for problemer og løsningsmuligheder man sidder med, når man skal skrive et brev.
