Virksomhedens breve og -mails

Virksomhedens breve og mails er ofte det første eller sidste møde med kunden eller en samarbejdspartner. Det vil de fleste gerne have er godt. Her er nogle tips og vejledning.

Standarder for breve

Har man hverken tid eller lyst til at lave alle ens standardmails og -breve fra begyndelsen (for mindre virksomheder er det jo ofte unødvendigt), så kan ideen blot være at samle dem til skabeloner, efterhånden som man får dem produceret. Senere kan man gennemgå, rette til og standardisere. Saml sammen og genbrug er en god start.

Vi skriver fordi…

Vi gerne vil have andre mennesker til at ændre deres adfærd. Enten gennem information – et klokkeslæt med et mødetidspunkt – eller gennem argumentation, fx økologi, FSC-træ, undgå huller i tænderne, det er farligt for børn, genbrug, få mest for pengene…osv. Det skal være klart og tydeligt for modtageren: hvorfor modtager jeg dette nu, hvad skal jeg foretage mig, og hvorfor skulle jeg have lyst til det? Det skal ethvert brev begynde med. De tre grundelementer i et brev eller en mail er:

• Hvorfor skriver du til mig nu?
• Hvem er det der siger det til mig?
• Hvad skal jeg gøre?

Tjek om dine mails eller breve har det.

Begynd med det vigtige

Modtageren i fokus

Nemt at sige, svært at udføre. Al kommunikation handler om at kende sin målgruppe og tage mest hensyn til, hvad de har fokus på. Tag den nærmeste avis og se fx på stillingsannoncer. Mange virksomheder begynder med fakta om virksomheden “Biksen ApS har 200 ansatte i Danmark og 5 afdelinger, vi er i gang med at udvide vores blabla…”, men ansøgeren er oftest mere interesseret i hvad jobbet indeholder, hvilke udfordringer det rummer, og om man har kompetencerne til det.

Nemt at sige, svært at udføre. Al kommunikation handler om at kende sin målgruppe og tage mest hensyn til, hvad de har fokus på. Tag den nærmeste avis og se fx på stillingsannoncer. Mange virksomheder begynder med fakta om virksomheden “Biksen ApS har 200 ansatte i Danmark og 5 afdelinger, vi er i gang med at udvide vores blabla…”, men ansøgeren er oftest mere interesseret i hvad jobbet indeholder, hvilke udfordringer det rummer, og om man har kompetencerne til det.

Vigtigt = vigtigt for den der skal læse det. Det er det der skal motivere mig til at bruge min tid på at læse resten og fortage den handling afsender ønsker – fx søge jobbet. Begynd derfor med at få modtagernes opmærksomhed.

Det vigtige er…

Det kan være svært at gennemskue hvad der er vigtigt for modtagerne, men det er øvelsen. En reklame er ret tydelig og enkel: “Spar 50% i dag.” Vi er ikke i tvivl om hvad det nye, vigtige er, som skal få os til at handle. Der står ikke “Vi har købt for mange, så derfor beder vi dig, som potentiel kunde om at købe denne vare, som du kan få halv pris på i dag.” Her står det vigtige til sidst.

Et budskab = en besked

Den store udfordring i at ramme en enkelt målgruppe, når har fundet det vigtige er at man også sortere nogen fra. Hvis du har behov for at ramme flere målgrupper, så er det værd at se på om man kan sende flere breve, mails eller reklamer ud i forskellige kanaler. Det er ikke altid det kan lade sig gøre – praktisk eller økonomisk – men risikoen er at du rammer ingen ved at prøve at tale til alle.

De sproglige rammer

De fleste har det bedst med at blive talt til i deres eget sprog, men har forståelse for hvem afsenderen er. Et brev fra kommunen skal ikke være skrevet som en rapsang og komme i et postkort, der spiller en melodi – det lyder banalt, men hverdag udsættes vi for genrer, som vi forventer bliver overholdt. Så dem skal du være sikker på at du kender. I dag skriver flere fx blot “Venlig hilsen” frem for “Med Venlig hilsen” – en lille ting, men hvis du skriver til en ung person, stikker dit brev ud. Der er tre rammer du kan arbejde inden for, når du læser din tekst igennem.

• Image – hvilket billede har eller får afsenderen af dig eller din virksomhed. Image er så at sige modtagerens forventninger inden de åbne din mail, dit brev eller andet.
• Logik – er dit budskab logisk, hvilke argumenter tilhører det logiske i det du har skrevet? Det er fx tal, sammenligninger (stor/større).
  Følelser – hvilke følelser spiller du på.

Alle tre elementer bør være repræsenteret i dit budskab, men med overvejelse af genre. I et tilbud til en kunde, vil der være en overvægt af det logisk – tal der viser timer, mængder, størrelser, priser osv. Så her kan image være måden tilbuddet er pakket ind eller leveret, fx personligt, pr. post, sat pænt op i en pdf-fil. Følelser kan også være at der er vedlagt en kontrolrapport fra en uvildig kilde – fx hvis tilbudsmaterialet er stort, så det skal gennemgås for fejl. Det spiller på troværdighed, seriøsitet, forståelse for alvoren i det for kunden og appellerer til at styrke dit image. Det kan også være så enkelt som om der er fotos af ansatte på en hjemmeside – tlf er det logiske, designet er image, billedet er følelser. Alle tre elementer bør tænkes ind hver gang.

Slut med handlinger

Selvom det virker åbenlyst, så er det ofte ikke til at se på fx en hjemmeside hvordan man kommer i kontakt med firmaet. I et brev eller en mail er det bedst at være helt tydeligt til sidst: hvad er det du vil have folk til: “Ring på tlf…..hvis du vil…” eller “kontakt vores sekretær Bente Hansen alle hverdage ml…..så vil hun vejlede dig om….” eller “Bestil inden 8 dage få fri fragt…” Hvad skal modtager foretage sig, og hvorfor vil de gide det, bare fordi du skriver det?

Det vi grundlæggende gerne vil er at have folk til at udføre en handling. Selv konkret information som tidspunkter, bekræftelser m.m. skal jo sikre at folk udføre den handling, der er aftalt – kommer til tandlægen til aftalt tid, henter varen, bestiller varen… osv. Alligevel er det ikke altid til at gennemskue om man skal ringe eller ej, hvornår man får varen, hvem man skal ringe til, hvilke oplysninger man skal bruge når man ringer, hvornår man senest skal ringe…osv. Klæd læseren på til at tage ansvar.

Tjeklisten

• Har du en oversigt over standardbreve?
• Læser du tekster igennem inden de kommer ud?
• Tjek at de tre elementer image, logik og følelser er tænkt ind.
• Tjek formalia – afsenders navn og adresse, modtager, kontaktinformationer.
• Tjek at der er sætninger der giver en handling – skal læseren være passiv eller aktiv.
• Tjek at alle i firmaet gør tingene på samme måde – et firma = en stemme.

Man kan ikke kommunikere for lidt, og man kan ikke ikke-kommunikere.