Kunsten at skrive professionelle breve

Glade læsere er godt for enhver afsender, men det kræver at man skriver et brev og ikke en skrivelse  – især for virksomheder og organisationer. 

Det første man skal opdage, er at skulle sætte sig ud over sin egen verden og sine egne forudsætninger og ind i modtagerens. Her har jeg samlet nogle råd til, hvordan du kan både tankemæssigt og sprogligt nærmere dig modtageren og forhåbentlig få en gladere læser.

Før du skriver

Den måde du skriver på, viser din holdning til modtageren. Som privatperson skriver du på én måde til din fætter Finn på Færøerne og på en anden måde til SKAT. Når du skriver på dit arbejde, er du ikke privatperson, men du er stadig en person, og det må modtageren meget gerne mærke.

Modtagerens forudsætninger

En nem måde at sætte sig ind i modtageren er at spørge nogle af dem om det man har skrevet. Er det for omfattende, så er “mormor”-tanken god. Hvad ville din mormor tænke om det du har skrevet. Det handler om at finde en person, der typisk vil minde om den person du skriver til, så du kan have vedkommende i tankerne. Du er nødt til at lære dem du skriver til at kende.

Sæt dig i modtagerens sted

Det kan være nemt at sige, men viser sig ofte mere vanskeligt i virkeligheden.

• Hvad er det, modtageren har brug for at vide? Hvad er det modtageren er optaget af? Det er ikke det samme som det du er optaget af.
• Kender han eller hun i forvejen noget til det, du skriver om? Hvordan er din viden anderledes, og hvorfor er det lige dig der skal skrive? Hvad ved du som modtageren ikke ved.
• Er modtageren ung eller gammel? Tænk på en person du kender, som ligner den du skriver til.
• Hvad er modtagerens baggrund og hverdag?
• Er et brev den rigtige måde at henvende sig til modtageren? Et brev er en langsom form for kommunikation – ikke kun at sende, men også at skrive, og at svare. Modtageren forventer at du har brugt tid på det – medmindre det er et standardbrev.
• Tænk praktisk på to måder. Hvad skal modtageren forhold sig til, når de læser brevet? Skal personen vide, synes, tænke eller gøre noget?

Dine forudsætninger

Det er ikke nok kun at tænke på modtageren. Hvad med dig selv? Forstår du helt, hvad du skal skrive om? Det er umuligt at skrive forståeligt for andre, hvis du ikke selv ved, hvad det drejer sig om. Du skal måske lige undersøge nogle ting, inden du begynder at skrive. Dermed sparer du også en masse unødvendige uklarheder, som gør at modtageren i stedet for at skrive tilbage, ringer til organisationen. Forklar dig tydeligt og utvetydigt første gang. Præcist kan godt lyde lidt hårdt i tonen, men så er der sikkert andre steder stemningen kan blive blødt op, hvis den skal det.

Skriver man De eller du?

Det er tit en fornemmelsessag, men denne tjekliste kan hjælpe dig lidt på vej. Sidder du i en virksomhed, er det en god idé at I har en fælles holdning til De/du. Når du skriver til mennesker, som du er dus med, når I taler sammen til daglig, så skriver du selvfølgelig også “du”. Også selv om du skal skrive til folk som klager eller brokker sig over dette eller hint. Når du skriver til ældre mennesker, som du ikke kender, er “De” ofte et godt valg, men det er ved at glide ud af hverdagssproget. Så pas på – ældre mennesker har en tendens til at følge med tiden og kan af og til insistere på, at man bruger “du” – jeg har selv været ude for at skrive “forstanderinde” og fik at vide, at jeg var gammeldags – forstander var det rigtige valg, og passede bedst til organisationens mål og værdier om at følge med tiden – og i samtidens sprog er kønsforskelle mere udvisket.

Når du skriver til yngre mennesker , som du ikke kender, er “du” det mest naturlige. Her virker “De” meget fremmedgørende og skaber en unødvendig afstand.

Når du skriver

Sidder du i en virksomhed og skal sende et fysisk brev, så brug altid originalt brevpapir. Er du privatperson, så sæt dit navn øverst oppe til venstre eller højre, så ingen er i tvivl om hvem der er afsender. Det er vigtig information for den der modtager brevet – måske en sekretær der skal lægge dit brev i den rigtige bunke. Under dit navn og adresse kan du skrive en overskrift, som kort siger, hvad det drejer sig om.

Stav modtagerens navn rigtigt – for mange mennesker er det en stor del af af deres identitet. Det viser også din interesse i modtageren, og det skaber en del af den fornødne tryghed.

Fortæl med en kort overskrift, hvad brevet handler om. Drop “vedrørende” og “angående” – de er for det meste helt overflødige. Vi forstår næsten alle sammen at overskriften er det, det handler om.

Hvis du forventer at modtagen skal svare på brevet, skal det fremgå, og hvem der skal have svaret.

Skriv enkelt

Et enkelt sprog har korte sætninger og meget få indskudte sætninger. I gennemsnit må der højst være 15-18 ord pr. punktum – det gælder dog ikke opremsninger. Det er en tommelfingerregel, som gælder fordi, hvis du har mere end 15-18 ord pr. sætning, så er du ude i en grim kancellistil (se evt. under lixtal).

Et enkelt sprog har korte ord:

Hvorfor dog skrive	Når du kan nøjes med
At begrænse omfanget	Lille
For nærværende	Nu
Tilstrækkelig	Nok
Vedkommende	Han/hun/de

Kort og godt – ingen sammensatte ord

Lad være med at lave verber (udsagnsord) om til verbalsubstantiver (navneord) – det er ord, der ender på -ing eller -else. Brug i stedet et grundled og et verbum:

Skidt	Godt
Opfølgning	Jeg/vi følger op
Behandling	Jeg behandler/har behandlet
Afgørelse	Jeg har afgjort
Henvendelse	Jeg henvender mig til dig
Modtagelse	Jeg har modtaget
Skrivelse	Brev
Forespørgsel	Spørgsmål

Skriv aktivt – ikke passivt

Et aktivt sprog har grundled og verbum (udsagnsord) i præsens (nutid) eller perfektum (førnutid). Dermed er modtageren aldrig i tvivl om, hvem der gør hvad. Dermed bliver det synligt hvem der gør noget aktivt og at ting ikke bare sker af sig selv. Undgå som hovedregel  passivt sprog. Det er sprog med “s-former” og blive + verbum.

Skidt	Godt
Der kan klages	Du kan klage
Oversendes, fremsendes	Jeg/vi sender
Vedlægges	Jeg vedlægger
Udbetales	Jeg udbetaler
Bedes	Jeg beder dig
Oplyses	Jeg oplyser
Meddeles	Jeg meddeler (det rene fyld, som du sikkert helt kan undvære i brevet)

Skriv direkte

Et direkte sprog er personligt, konkret og går til sagen uden omsvøb. Det vigtigste – sagens kerne – kommer først. Dernæst kan du begrunde, nævne undtagelser og betingelser.

For eksempel:

• “Tillykke – du er optaget på Århus Universitet. Dit hold starter den…”
• “Jeg skriver til dig for at oplyse om, at Bistandsloven er lavet om. Det betyder for dig…”
• “Vi stopper din boligsikring fra den.., fordi du ikke har svaret på mit brev af 1. april i år. “

Skriv ligefremt

Et ligefremt sprog har ligefrem ordstilling:

Skidt	Godt
Et brev er sendt til dig	Jeg har sendt et brev til dig

Brug så vidt muligt ikke fagsprog og interne udtryk:

Skidt	Godt
Hjælpemiddel	Kørestol
Motorkøretøj	Bil

Mennesker er ikke sager – sprog i organisationer

Internt i organisationer taler man ofte om “sagerne”, men ingen mennesker bryder sig om at være en “sag”. Det er heller ikke særlig rart at blive “behandlet”. Brug andre ord, når det er muligt; det er det som regel:

Skidt	Godt
Din pensionssag kan ikke behandles, før vi har modtaget dokumentationen	Vi kan ikke udbetale pension til dig, før du sender os den aftalte dokumentation

Andre råd

Brug ikke forkortelser. De er svære at læse, og ikke alle forstår dem.

Skriv helt ud: For eksempel, blandt andet, i følge, i dag og lignende.

Gælder det vanskelige emner – indholdsmæssigt eller personligt – kan det være klogt at vente med at sende brevet til næste dag. Se på brevet en gang til med kritiske øjne.

Undgå at sende “kedelige” breve, så modtagerne får dem om lørdagen, eller den første dag i sin ferie.

Vær venlig og forstående, imødekommende hvis modtageren er i vanskeligheder, ekstra høflig hvis modtageren har været ubehagelig og tålmodig, hvis modtageren er stædig.

Skidt	Godt
Andrage	Ansøge, beløbe sig til
Andragende	Ansøgning
Anmode	Bede om
Anse for sandsynligt	Regne med
Anvende	Bruge
Bero på	Skyldes
Bringe i erindring	Minde om
Finde sted	Foregå, ske
Formode	Tro
Foretage en gennemlæsning	Læse
Foretage en undersøgelse	Undersøge
Give meddelelse om	Meddele
Gjort bekendt med	Fået at vide
Gøre brug af	Bruge
Har sin rigtighed	Er rigtigt
Hoslagt	Vedlagt
Hvorledes	Hvordan
Komme os i hænde	Modtage
Ligeledes	Også, ligesådan
Nærværende	Denne, dette
Påtænke	Have planer om
På indeværende tidspunkt	Nu
Rekvirere	Bestille
Rette henvendelse til	Ringe til, skrive til
Såfremt, dersom, ifald, på betingelse af, under forudsætning af, forudsat, for så vidt	Hvis
Således	Sådan
Såvel som	Både og
Videns om	Vi ved, vi har hørt
Vi ser os nødsaget til	Vi må
Vi ser os ude af stand til	Vi kan ikke
Tage sin begyndelse	Begynde
Tage under overvejelse	Overveje, tænke om
Lad vær’ at IMPONERE	Forsøg at INFORMERE