Intranet i virksomheder
Vejledning til hvordan I kan tænke intranet og kommunikation ind i en virksomhed. Ofte havner projekterne nemlig i teknik, dødt indhold og en vekslen mellem gulerod og pisk for at få kollegaerne til at bruge det dyrt indkøbte elektronik.
Typer af intranet
De første generationer af intranet i en virksomhed er oftest blot en mappe med filer, som flere har adgang til. Er det fornemt, så ligger det i en eller anden html-version, men som regel er det ustrukturerede mapper der drukner i titler som “Bentes filer”; “Blandet” eller “Gammelt”. Her kan en hurtig test af hvor mange der evner at bruge søgefunktionen effektivt i Windows / Mac vise hvad jeres “intranet” er værd.
En grov opdeling i fire udviklingstrin vil være
- Data
- Nyheder
- Nyheder med dynamiske elementer
- Værktøjer der understøtter forretningen og direkte bearbejdning af data online
- Værktøjer og funktioner der bevarer og udvikler forretningsområder.
De fleste virksomheder når til pkt. 3. De færreste til 4 og ufatteligt få når til 5.
Brugerne skal være med
Det vigtigste er, at teknologi alene ikke giver glade brugere. De kan lige så godt være glade for html-siden, bare den bliver opdateret hver dag. Politiken havde i 1997 et af Danmarks mest brugte og levende onlinefora, som blev lukket. Det var ikke teknologien, men ideen og menneskene bag, der bar systemet. Som det ses af historikken er begrebet first mover forholdsvis vigtigt – at lave en kopi af Facebook er relativt svært at få succes med, med mindre ideen er gennembrydende anderledes, som det sås med Google som søgemaskine.
Hold intranettet ude af it-afdelingen
Første fejl er at lade it-afdelingen stå for intranettet. Ofte bliver det et teknologisk projekt, hvor de folk der sidder med det nok kan løse nogle tekniske problemer, men i øvrigt ikke nødvendigvis bekymrer sig om forankring, indhold, brug, integration, grænseflader, brugervenlighed eller menustruktur.
Anden fejl er at gå uden om ledelsen eller begynde et projekt omkring intranet, hvor ledelsen ikke har givet helt eksplicitette krav, kriterier og økonomi til projektet. Det er blot et alibi for at opfylde målene i årsplanen eller nogle ildsjæle organisationstræthed, der driver det frem og ud i intetheden.
Tredje fejl og måske den største, er at man ikke tænker bruger- og indholdsorganisationen ind fra start. Ofte fokuserer man meget på at få det tekniske til at virke og afdække virksomhedens behov – med andre ord alt det sjove udviklende arbejde. Ofte er det virksomheden – og intranettet – har brug for for at gøre projektet levedygtigt, at der bliver tænkt på brugerne, og de personer der skal drive indholdet og dermed den reelle værdi af virksomhedens intranet. Måske er det af samme årsag at det ofte ender med at kantinemenuen bliver det mest succesfulde: den er relevant, relaterer sig til den enkelte, opdateres ofte og giver læseren mulighed for at træffe kompetente valg. Kantinemenuen er ikke nødvendigvis en indikator for andet end at jeres intranet i øvrigt er elendigt og spild af tid og kroner.
Fjerde fejl er at projektgruppen får for lidt midler. Selv om teknologien ikke er vigtig, så findes der ikke nogen out of the box-løsninger, som mange it-firmaer ellers sælger. Der skal altid rettelser til
Femte fejl er at give slip når projektet er sat i søen. Det er først her at implementeringen begynder. Det kan sagtens tage 1-2 år at løbe intranettet ind i organisationen og opbygge en brugerorganisation, vaner, læsere, træne ledelsen, opgradere og omprogrammere systemet til nye behov osv. osv.
