| | |||
|
Dags dato: 19. maj 2013 |
|||
|
|||
        |
|||||||
|
Aktuel side opdateret: 22-05-2012 00:41:43 |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Glade læsere er godt for enhver afsender, men det kræver at man skriver et brev og ikke en skrivelse, som mange stadig gør - især i større virksomheder og organisationer. Det typiske problem er at skulle sætte sig ud over sin egen verden og sine egne forudsætninger og ind i modtagerens. Her har jeg samlet nogle råd til, hvordan du kan både tankemæssigt og sprogligt nærmere dig modtageren og forhåbentlig få en gladere læser. Den måde du skriver på, viser din holdning til modtageren. Som privatperson skriver du på én måde til din fætter Finn på Færøerne og på en anden måde til Skattevæsenet. Når du skriver på dit arbejde, er du ikke privatperson, men du er stadig en person, og det må modtageren meget gerne mærke. Prøv at sætte dig i modtagerens sted.
Det er ikke nok kun at tænke på modtageren. Hvad med dig selv? Forstår du helt, hvad du skal skrive om? Det er umuligt at skrive forståeligt for andre, hvis du ikke selv ved, hvad det drejer sig om. Du skal måske lige undersøge nogle ting, inden du begynder at skrive. Dermed sparer du også en masse unødvendige uklarheder, som gør at modtageren i stedet for at skrive tilbage, ringer til dig. Forklar dig tydeligt og utvetydigt første gang. Det er tit en fornemmelsessag, men denne tjekliste kan hjælpe dig lidt på vej. Sidder du i en virksomhed, er det en god idé at I har en fælles holdning til De/du. Når du skriver til mennesker, som du er dus med, når I taler sammen til daglig, så skriver du selvfølgelig også "du". Også selv om du skal skrive til folk som klager eller brokker sig over dette eller hint. Når du skriver til ældre mennesker, som du ikke kender, er "De" et godt valg. Men pas på - ældre mennesker har en tendens til at følge med tiden og kan af og til insistere på, at man bruger "du" - jeg har selv været ude for at skrive "forstanderinde" og fik at vide af en kvinde på 68 år, at jeg var gammeldags - forstander var det rigtige valg, og passede bedst til organisationens mål og værdier om at følge med tiden - og i samtidens sprog (anno 2006) er kønsforskellen mere udvisket. Når du skriver til yngre mennesker , som du ikke kender, er "du" det mest naturlige. Her virker "De" meget fremmed og skaber en unødvendig afstand. Sidder du i en virksomhed, så brug altid originalt brevpapir. Altså ikke noget med fotokopier. Er du privatperson, så sæt dit navn øverst oppe til venstre, så ingen er i tvivl om hvem der er afsender. Det er vigtig information for en sekretær der skal lægge dit brev i den rigtige bunke. Under dit navn og adresse kan du skrive en overskrift, som kort siger hvad det drejer sig om. Stav modtagerens navn rigtigt - for mange mennesker er det en stor del af af deres identitet. Det viser også din interesse i modtageren, og det skaber en del af den fornødne tryghed. Fortæl med en kort overskrift, hvad brevet handler om. Drop "vedrørende" og "angående" - de er for det meste helt overflødige. Vi forstår næsten alle sammen at overskriften er det det handler om. Hvis modtagen skal svare på brevet, skal det fremgå, hvem der skal have svaret. Et enkelt sprog har korte sætninger og meget få indskudte sætninger. I gennemsnit må der højst være 15-18 ord pr. punktum - det gælder dog ikke opremsninger. Det er en tommelfingerregel, som gælder fordi, hvis du har mere end 15-18 ord pr. sætning, så er du ude i en grim kancellistil (se evt. under lixtal). Et enkelt sprog har korte ord:
Kort og godt - ingen sammensatte ord Lad være med at lave verber (udsagnsord) om til verbalsubstantiver (navneord) - det er ord, der ender på -ing eller -else. Brug i stedet et grundled og et verbum:
Et aktivt sprog har grundled og verbum (udsagnsord) i præsens (nutid) eller perfektum (førnutid). Dermed er modtageren aldrig i tvivl om, hvem der gør hvad. Dermed bliver det synligt hvem der gør noget aktivt og at ting ikke bare sker af sig selv. Undgå som hovedregel passivt sprog. Det er sprog med "s-former" og blive + verbum.
Et direkte sprog er personligt, konkret og går til sagen uden omsvøb. Det vigtigste - sagens kerne - kommer først. Dernæst kan du begrunde, nævne undtagelser og betingelser. For eksempel:
Skriv ligefremt Et ligefremt sprog har ligefrem ordstilling:
Brug så vidt muligt ikke fagsprog og interne udtryk:
Mennesker er ikke sager - sprog i organisationer Internt i organisationer taler man ofte om "sagerne", men ingen mennesker bryder sig om at være en "sag". Det er heller ikke særlig rart at blive "behandlet". Brug andre ord, når det er muligt; det er det som regel:
Brug ikke forkortelser. De er svære at læse, og ikke alle forstår
dem. Gælder det vanskelige emner - indholdsmæssigt eller personligt - kan det være klogt at vente med at sende brevet til næste dag. Se på brevet en gang til med kritiske øjne. Undgå at sende "kedelige" breve, så modtagerne får dem om lørdagen, eller den første dag i sin ferie. Vær venlig og forstående, imødekommende hvis modtageren er i vanskeligheder, ekstra høflig hvis modtageren har været ubehagelig og tålmodig, hvis modtageren er stædig.
|
Menu - skriv breve
Nyhedsbrev
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
