En kommunikationsplan er et redskab til at styre efter, når der er mange personer involveret, man står med et større projekt eller skal formidle noget over en bestemt periode.
Kommunikationsplanen kan indeholde
Hovedbudskaber for det der skal formidles, fx projektets formål, årsagen til de ændringer der kommer, rapportens overordnede pointer eller kampagnes slogan.
Udfordringer som kommunikationen står over for. Kan findes ved at lave en risikoanalyse som fx en SWOT-analyse.
Liste over målgrupper, interessenter og modtagere i forhold til det der skal kommunikeres. Også gerne hvornår de skal inddrages, på hvilken måde og i realtion til hvad. Skal de høres, informeres, inddrages..osv. Her kan man lave en interessentanalyse.
Opstil mål for planen
Kommunikationsmål - hvad skal I opnå? Hvad er realistisk, fx opmærksomhed frem for ændring af adfærd.
Kommunikationsstrategi - angiver handling og retning for hvordan man vil kommunikere. Strategien skal understøtte de mål, der er sat for kommunikationen. Ofte bygger strategien på erfaringen med kommunikation eller de målgrupper man arbejder med.
Kommunikationsaktiviteter - hvornår vil man kommunikere hvad, hvilke budskaber skal holdes tilbage eller føres frem tidligt? Inddel evt. projekt eller forløbet i faser - ofte er der nogle åbenlyse rammer man kan lægge det i. Aktivitetsplanen skal sikre at man rammer de rigtige på det rigtige tidspunkt, ellers risikerer man ikke at opnå sine mål. Der kan også være mange praktiske forhold som ferier, andre dagsordener, ting der sker i medierne...osv.
Følgende er en måde at betragte den progression, der kan ligge i inddragelse og valg af hvor meget man vil inddrage deltagerne, målgruppen, interessenterne m.m.
Ingen eller negativ effekt
Viden om og accept af projekt.
Ejerskab og handling
Ingen handling eller info.
Informeres via intranet, personaleblad eller brev.
Mundtlig præsentation
Mundtlig præsentation med inddragelse og diskussion.
Deltagerne inddrages i proces og hvad det indebærer for dem
Deltagerne formulerer selv mål, handlinger og plan; udfører og gennemfører undervejs i forløbet
Følgende er en oversigt over de valg af kanaler man evt. kan træffe undervejs.
Mål
Kanal
Adfærd
Personlig kommunikation
Personlig dialog, opfølgning
Accept
|
Dialog, mindre møder, inddragelse.
Holdninger
|
Kurser, bøger, møder
Viden
|
Artikler, internet, seminar, møder, konferencer
Synlighed
Massekommunikation
Annoncer, plakater.
En fremgangsmåde kunne være
Tilstand nu og mål for kommunikationen - hvor står vi, hvad er status. Vil projektet blive godt modtaget, er det politisk, møder det modstand...osv.
Afsender - hvem skal være den formelle afsender. Er det ledelsen, virksomheden, ansatte, tillidsrepræsentanter, politikere, aktionærer...osv. Hvem har størst gennemslagskraft og er mest troværdig
Målgruppe - hvem henvender I jer til og hvad er målet de skal tænke, synes eller gøre.
Strategi - hvordan skal "adfærden" for kommunikationen være. Er der nogen man kan trække ind undervejs, skal fageksperter støtte ens budskab..osv.
Aktivitetsplan - plan med tidslinje, handlinger og budget.
Evaluering - sørg for løbende evaluering, så der hele tiden er hånd i hanke med den faktiske og ønskede effekt.
Ny tilstand og mål - der kan hele tiden opstå noget nyt. Vær så godt forberedt som muligt.
Se 1. Så er der forfra og gå igennem processen igen.
Elementer til kolonner i en kommunikationsplan
Tidspunkt det skal gennemføres
Tid det tager at gennemføre
interessenter
Formål
Mål
Delmål
analyse / baggrund
budskab
kanaler
prioritet
resurser
budget
aktivitet
ansvarlig
succeskriterier
feedback
Man kan selvfølgelig vælge alt efter omfang og behov. I mange tilfælde kan en plan nøjes med at indeholde, hvad, hvornår, til hvem, hvorfor og ansvarlig. Her må erfaring og strategi træde til for at finde de rigtige beslutninger.
